سياسة جمع التبرعات جمعية الخدمات الإنسانية بالمغددية مقدمة: تعد سياسة جمع التبرعات من السياسات الأساسية التي تنظم علاقة الجمعية بالمتبرعين والداعمين، وتحدد الضوابط والإجراءات المتعلقة باستقبال التبرعات وتوثيقها وتوجيهها وصرفها وفق أهداف الجمعية وأنظمتها وسياساتها المعتمدة. وتهدف هذه السياسة إلى تعزيز الشفافية والثقة، وحماية حقوق المتبرعين والمستفيدين، وضمان سلامة الموارد المالية واستخدامها في الأغراض المخصصة لها. المادة الأولى: الهدف من السياسة تهدف هذه السياسة إلى: 1. تنظيم آلية جمع التبرعات واستقبالها داخل الجمعية. 2. توضيح القنوات الرسمية المعتمدة لاستقبال التبرعات. 3. ضمان توثيق التبرعات وإصدار الإثباتات اللازمة. 4. تعزيز الشفافية في توجيه التبرعات وصرفها. 5. حماية حقوق المتبرعين والمستفيدين. 6. الحد من مخاطر إساءة استخدام التبرعات أو توجيهها خارج أغراض الجمعية. 7. دعم الالتزام بسياسات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب. 8. تحديد مسؤوليات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية والعاملين والمتطوعين. المادة الثانية: نطاق التطبيق تسري هذه السياسة على جميع عمليات جمع التبرعات واستقبالها وإدارتها داخل الجمعية، وتشمل التبرعات النقدية والعينية والإلكترونية والدعم المخصص للمشروعات والبرامج، كما تسري على جميع العاملين والمتطوعين ومن لهم علاقة مباشرة بجمع التبرعات أو توثيقها أو إدارتها. المادة الثالثة: المبادئ العامة لجمع التبرعات تلتزم الجمعية عند جمع التبرعات بالمبادئ الآتية: 1. الالتزام بالأنظمة والتعليمات الصادرة من الجهات المختصة. 2. استخدام القنوات الرسمية والمعتمدة فقط في استقبال التبرعات. 3. الشفافية في عرض أهداف البرامج والمشروعات. 4. عدم استخدام أي وسائل مضللة أو مبالغ فيها لجمع التبرعات. 5. توثيق جميع التبرعات في السجلات الرسمية. 6. احترام رغبة المتبرع متى كانت متوافقة مع أهداف الجمعية وأنظمتها. 7. عدم قبول أي تبرع يتعارض مع أهداف الجمعية أو سياساتها أو الأنظمة المعمول بها. 8. المحافظة على سرية بيانات المتبرعين وحمايتها. 9. استخدام التبرعات في الأغراض المخصصة لها أو وفق ما تقره السياسات المعتمدة. 10. مراجعة التبرعات غير المعتادة وفق سياسات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب. المادة الرابعة: القنوات الرسمية لاستقبال التبرعات تستقبل الجمعية التبرعات من خلال القنوات الرسمية المعتمدة لديها، مثل: 1. الحسابات البنكية الرسمية باسم الجمعية. 2. منصات التبرع المرخصة أو المعتمدة. 3. نقاط الدفع أو التحصيل المعتمدة من الجمعية. 4. التحويلات البنكية الموثقة. 5. أي قناة أخرى تعتمدها الجمعية وفق الأنظمة والتعليمات. ويحظر استقبال التبرعات عبر حسابات شخصية أو قنوات غير معتمدة أو وسائل لا يمكن توثيقها والتحقق منها. المادة الخامسة: ضوابط قبول التبرعات تلتزم الجمعية عند قبول التبرعات بما يلي: 1. التحقق من أن التبرع يتفق مع أهداف الجمعية. 2. توثيق بيانات التبرع وفق الإجراءات المعتمدة. 3. إصدار سند أو إثبات رسمي للتبرع متى كان ذلك مناسباً. 4. عدم قبول التبرعات مجهولة المصدر إذا تعذر التحقق منها وكانت طبيعتها تستدعي المراجعة. 5. مراجعة التبرعات الكبيرة أو المتكررة أو غير المعتادة. 6. عدم قبول أي تبرع مشروط بما يخالف الأنظمة أو أهداف الجمعية. 7. إحالة حالات الاشتباه أو التبرعات غير المعتادة إلى مسؤول الالتزام أو الجهة المختصة داخل الجمعية. 8. حفظ المستندات المؤيدة للتبرع وفق سياسة حفظ السجلات والوثائق. المادة السادسة: التبرعات المخصصة إذا خصص المتبرع تبرعه لمشروع أو برنامج معين، فتلتزم الجمعية بما يلي: 1. توثيق الغرض المخصص للتبرع. 2. التأكد من أن الغرض يتوافق مع أهداف الجمعية وبرامجها المعتمدة. 3. استخدام التبرع في الغرض المخصص له قدر الإمكان. 4. إبلاغ المتبرع أو توضيح السياسة المعتمدة عند تعذر تنفيذ التخصيص. 5. عدم تحويل التبرع إلى مشروع آخر إلا وفق سياسة الجمعية وبما لا يخالف الأنظمة والتعليمات. 6. حفظ ما يثبت موافقة صاحب الصلاحية عند إعادة توجيه التبرع. المادة السابعة: التبرعات العينية عند استقبال التبرعات العينية، تلتزم الجمعية بما يلي: 1. التأكد من ملاءمة التبرع العيني لاحتياجات الجمعية أو المستفيدين. 2. فحص التبرعات العينية والتحقق من صلاحيتها وسلامتها. 3. تقدير القيمة التقريبية للتبرع العيني عند الحاجة. 4. توثيق استلام التبرع العيني في سجل خاص أو ضمن النظام المعتمد. 5. تحديد آلية حفظ التبرع أو توزيعه أو استخدامه. 6. رفض أي تبرع عيني غير مناسب أو مخالف للأنظمة أو قد يسبب ضرراً للجمعية أو المستفيدين. المادة الثامنة: استرداد التبرعات أو تعديل وجهتها يجوز النظر في طلبات استرداد التبرعات أو تعديل وجهتها وفق الضوابط المعتمدة لدى الجمعية، مع مراعاة الآتي: 1. تقديم طلب واضح ومسبب من المتبرع عند الحاجة. 2. التحقق من بيانات المتبرع والتبرع. 3. التأكد من عدم صرف التبرع أو التزام الجمعية به لمستفيد أو مشروع. 4. اعتماد الطلب من صاحب الصلاحية. 5. توثيق سبب الاسترداد أو التعديل. 6. مراجعة أي طلب غير معتاد وفق سياسات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب. المادة التاسعة: الشفافية والإفصاح تلتزم الجمعية بتعزيز الشفافية في جمع التبرعات من خلال: 1. توضيح أهداف البرامج والمشروعات للمتبرعين. 2. نشر المعلومات العامة التي تساعد المتبرع على معرفة أوجه الصرف. 3. إعداد التقارير الداخلية اللازمة عن التبرعات والمصروفات المرتبطة بها. 4. الإفصاح عن البيانات المطلوبة وفق الأنظمة والتعليمات. 5. عدم نشر بيانات المتبرعين الشخصية إلا بموافقتهم أو وفق ما تسمح به الأنظمة. المادة العاشرة: حماية بيانات المتبرعين تلتزم الجمعية بحماية بيانات المتبرعين وفق سياسة خصوصية البيانات، ويشمل ذلك: 1. عدم استخدام بيانات المتبرعين إلا لأغراض الجمعية المشروعة. 2. عدم مشاركة البيانات مع أطراف غير مخولة. 3. حفظ البيانات في سجلات أو أنظمة آمنة. 4. تمكين الوصول إلى بيانات المتبرعين للموظفين المختصين فقط. 5. معالجة أي طلبات أو ملاحظات تتعلق بخصوصية المتبرعين وفق الإجراءات المعتمدة. المادة الحادية عشرة: الالتزام بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ترتبط سياسة جمع التبرعات بسياسات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، وتلتزم الجمعية بما يلي: 1. مراجعة التبرعات غير المعتادة أو مجهولة المصدر. 2. عدم تنبيه المتبرع أو الطرف المشتبه به عند وجود حالة اشتباه. 3. رفع مؤشرات الاشتباه داخلياً وفق القنوات المعتمدة. 4. حفظ سجلات التبرعات والمستندات ذات العلاقة. 5. تدريب العاملين والمتطوعين على مؤشرات الاشتباه المرتبطة بجمع التبرعات. 6. التعاون مع الجهات المختصة وفق الأنظمة والتعليمات عند الحاجة. المادة الثانية عشرة: مسؤوليات مجلس الإدارة يتولى مجلس الإدارة أو من يفوضه: 1. اعتماد سياسة جمع التبرعات وأي تحديثات لاحقة عليها. 2. متابعة الالتزام العام بالسياسة. 3. اعتماد الضوابط العامة لجمع التبرعات وتوجيهها. 4. النظر في الحالات الجوهرية أو الاستثنائية عند الحاجة. 5. دعم الشفافية والرقابة الداخلية في إدارة التبرعات. المادة الثالثة عشرة: مسؤوليات الإدارة التنفيذية تتولى الإدارة التنفيذية: 1. تطبيق هذه السياسة داخل الجمعية. 2. تحديد القنوات الرسمية لاستقبال التبرعات. 3. متابعة توثيق التبرعات وسنداتها. 4. التأكد من استخدام التبرعات وفق الأغراض المعتمدة. 5. التنسيق مع الإدارة المالية ومسؤول الالتزام عند الحاجة. 6. رفع التقارير والملاحظات لصاحب الصلاحية. 7. معالجة طلبات الاسترداد أو تعديل الوجهة وفق الصلاحيات المعتمدة. المادة الرابعة عشرة: مسؤوليات العاملين والمتطوعين يلتزم العاملون والمتطوعون بما يلي: 1. التقيد بالقنوات والإجراءات الرسمية لجمع التبرعات. 2. عدم استقبال تبرعات خارج القنوات المعتمدة. 3. عدم استخدام حسابات شخصية أو وسائل غير مصرح بها. 4. توثيق أي تبرع أو دعم يتم استلامه. 5. المحافظة على سرية بيانات المتبرعين. 6. الإبلاغ عن أي تبرع أو طلب غير معتاد. 7. عدم تقديم وعود أو التزامات للمتبرعين خارج السياسات والصلاحيات المعتمدة. المادة الخامسة عشرة: التوثيق وحفظ السجلات تحتفظ الجمعية بسجلات التبرعات والمستندات المؤيدة لها وفق سياسة حفظ السجلات والوثائق، ويشمل ذلك: 1. بيانات التبرعات والإيرادات. 2. سندات القبض أو الإثباتات الرسمية. 3. بيانات التبرعات المخصصة. 4. طلبات الاسترداد أو تعديل الوجهة. 5. تقارير الصرف أو التنفيذ عند الحاجة. 6. أي مراسلات أو مستندات مرتبطة بحالات مراجعة أو اشتباه. المادة السادسة عشرة: المخالفات يعد مخالفة هذه السياسة أو جمع التبرعات خارج القنوات المعتمدة أو استخدام بيانات المتبرعين أو أموال الجمعية بشكل غير مصرح به مخالفة تستوجب اتخاذ الإجراء المناسب وفق اللوائح الداخلية والأنظمة والتعليمات ذات العلاقة. المادة السابعة عشرة: المراجعة والتحديث تراجع هذه السياسة دورياً أو عند الحاجة، ويجوز تعديلها بقرار من صاحب الصلاحية في الجمعية بما يتوافق مع الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة. أحكام ختامية: 1. يعمل بهذه السياسة من تاريخ اعتمادها. 2. تعد هذه السياسة جزءاً من منظومة الحوكمة والرقابة الداخلية في الجمعية. 3. كل ما لم يرد به نص في هذه السياسة يرجع فيه إلى الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة لدى الجمعية. 4. لا تعفي هذه السياسة أي شخص من الالتزام بالأنظمة والتعليمات الرسمية ذات العلاقة. بيانات الاعتماد: اسم الجمعية: جمعية الخدمات الإنسانية بالمغددية رقم الترخيص: 1000704200 المدينة: الحائط - المغددية رئيس مجلس الإدارة: ماجد خليفه براك الرشيدي