سياسة خصوصية البيانات جمعية الخدمات الإنسانية بالمغددية مقدمة: تلتزم الجمعية بحماية خصوصية البيانات والمعلومات التي تحصل عليها أثناء ممارسة أنشطتها وخدماتها، وتشمل بيانات المتبرعين والمستفيدين والموظفين والمتطوعين والشركاء والموردين. وتهدف هذه السياسة إلى توضيح آلية جمع البيانات واستخدامها وحفظها ومشاركتها وحمايتها، بما يعزز الثقة والشفافية ويحافظ على سرية المعلومات. المادة الأولى: الهدف من السياسة تهدف هذه السياسة إلى: 1. تحديد مبادئ جمع البيانات واستخدامها داخل الجمعية. 2. حماية بيانات المتبرعين والمستفيدين والعاملين والمتطوعين. 3. تنظيم صلاحيات الوصول إلى البيانات. 4. منع استخدام البيانات في غير الأغراض المخصصة لها. 5. توضيح آلية حفظ البيانات ومشاركتها وإتلافها عند الحاجة. 6. تعزيز الالتزام بالأنظمة والتعليمات ذات العلاقة. 7. رفع مستوى الوعي بالخصوصية وسرية المعلومات داخل الجمعية. المادة الثانية: نطاق التطبيق تسري هذه السياسة على جميع البيانات التي تجمعها الجمعية أو تعالجها أو تحفظها، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، وتشمل جميع العاملين وأعضاء مجلس الإدارة واللجان والمتطوعين والمستشارين والموردين ومن لهم علاقة تعاقدية أو تشغيلية بالجمعية، كلٌ فيما يخصه. المادة الثالثة: أنواع البيانات التي قد تجمعها الجمعية قد تجمع الجمعية، بحسب طبيعة الخدمة أو التعامل، البيانات الآتية: 1. بيانات المتبرعين الأساسية ووسائل التواصل. 2. بيانات المستفيدين وطلبات الدعم والمستندات المؤيدة. 3. بيانات الموظفين والمتطوعين والمتعاقدين. 4. البيانات المالية المرتبطة بالتبرعات أو المصروفات أو التعاملات. 5. بيانات البرامج والمشروعات والمشاركات. 6. المراسلات والطلبات والنماذج الإلكترونية أو الورقية. 7. أي بيانات أخرى لازمة لتحقيق أغراض الجمعية وخدماتها. المادة الرابعة: مبادئ معالجة البيانات تلتزم الجمعية عند التعامل مع البيانات بالمبادئ الآتية: 1. جمع البيانات لأغراض واضحة ومشروعة. 2. الاكتفاء بالبيانات اللازمة لتحقيق الغرض. 3. استخدام البيانات في حدود الأغراض التي جمعت من أجلها. 4. المحافظة على دقة البيانات وتحديثها عند الحاجة. 5. حماية البيانات من الوصول غير المصرح به أو الفقد أو التلف. 6. عدم مشاركة البيانات إلا وفق الصلاحيات والأنظمة والسياسات المعتمدة. 7. حفظ البيانات لمدة مناسبة وفق سياسة حفظ السجلات والوثائق. المادة الخامسة: أغراض استخدام البيانات تستخدم الجمعية البيانات للأغراض الآتية: 1. تقديم الخدمات والمساعدات للمستفيدين. 2. إدارة التبرعات والتواصل مع المتبرعين. 3. إصدار السندات والإثباتات والتقارير الداخلية. 4. تنفيذ البرامج والمشروعات والأنشطة. 5. إدارة شؤون الموظفين والمتطوعين. 6. الوفاء بالمتطلبات النظامية والرقابية. 7. تحسين جودة الخدمات والعمليات الداخلية. 8. التواصل مع أصحاب العلاقة عند الحاجة. المادة السادسة: حماية بيانات المستفيدين تلتزم الجمعية بحماية بيانات المستفيدين، ويراعى عند التعامل معها ما يلي: 1. عدم جمع بيانات غير لازمة لدراسة الطلب أو تقديم الخدمة. 2. قصر الاطلاع على بيانات المستفيدين على الموظفين المختصين. 3. حفظ المستندات الحساسة في مكان آمن أو نظام محمي. 4. عدم نشر أسماء أو بيانات المستفيدين إلا وفق الأنظمة والموافقات اللازمة. 5. استخدام البيانات فقط لأغراض التحقق وتقديم الخدمة والمتابعة. 6. مراعاة كرامة المستفيد وخصوصيته في جميع مراحل الخدمة. المادة السابعة: حماية بيانات المتبرعين تلتزم الجمعية بحماية بيانات المتبرعين، ويشمل ذلك: 1. عدم استخدام بيانات المتبرع إلا لأغراض الجمعية المشروعة. 2. عدم مشاركة بيانات المتبرعين مع أطراف غير مخولة. 3. المحافظة على سرية بيانات التواصل والتبرعات. 4. احترام رغبة المتبرع في حدود ما تسمح به الأنظمة والسياسات. 5. عدم نشر بيانات المتبرع أو مبالغ التبرع إلا بموافقة أو وفق متطلبات نظامية. 6. حفظ بيانات التبرعات والسندات وفق سياسة حفظ السجلات. المادة الثامنة: مشاركة البيانات مع أطراف أخرى لا تشارك الجمعية البيانات مع أطراف خارجية إلا في الحالات الآتية: 1. وجود متطلب نظامي أو طلب من جهة مختصة. 2. وجود موافقة أو تفويض مناسب عند الحاجة. 3. التعاقد مع جهة تقدم خدمة للجمعية مع التزامها بالسرية وحماية البيانات. 4. مشاركة بيانات لا تكشف هوية الأفراد لأغراض التقارير أو الإحصاءات. 5. أي حالة يجيزها النظام أو تقتضيها مصلحة مشروعة للجمعية وفق الصلاحيات المعتمدة. المادة التاسعة: صلاحيات الوصول إلى البيانات تلتزم الجمعية بتنظيم صلاحيات الوصول إلى البيانات وفق الآتي: 1. منح الصلاحيات حسب الحاجة الوظيفية. 2. عدم مشاركة كلمات المرور أو بيانات الدخول. 3. مراجعة الصلاحيات دورياً عند الحاجة. 4. إلغاء الصلاحيات عند انتهاء العلاقة الوظيفية أو التعاقدية. 5. توثيق الوصول إلى البيانات الحساسة متى كان ذلك متاحاً. 6. عدم نسخ أو نقل البيانات إلا وفق الصلاحيات المعتمدة. المادة العاشرة: حفظ البيانات والوثائق تحفظ الجمعية البيانات والوثائق وفق سياسة حفظ السجلات والوثائق المعتمدة، ويراعى في ذلك: 1. تحديد مدة الحفظ بحسب نوع البيانات. 2. حفظ الوثائق الورقية في أماكن آمنة. 3. حفظ البيانات الإلكترونية في أنظمة مناسبة ومحمية. 4. منع إتلاف أو تعديل البيانات دون صلاحية. 5. أرشفة البيانات المهمة بما يضمن سهولة الرجوع إليها. 6. إتلاف البيانات التي لم تعد لازمة وفق الإجراءات المعتمدة. المادة الحادية عشرة: سرية المعلومات يلتزم جميع العاملين والمتطوعين ومن لهم علاقة بالجمعية بالمحافظة على سرية المعلومات التي يطلعون عليها بحكم عملهم أو تعاملهم مع الجمعية، ويحظر عليهم: 1. إفشاء البيانات لغير المختصين. 2. استخدام البيانات لأغراض شخصية. 3. نسخ أو إرسال البيانات عبر قنوات غير معتمدة. 4. تداول المستندات الحساسة خارج نطاق العمل. 5. الاحتفاظ بنسخ من البيانات بعد انتهاء الحاجة أو انتهاء العلاقة بالجمعية. المادة الثانية عشرة: أمن البيانات تعمل الجمعية على حماية البيانات من خلال الإجراءات المناسبة، ومن ذلك: 1. استخدام أنظمة وحسابات مخصصة للعمل. 2. حماية أجهزة وأنظمة الجمعية بوسائل مناسبة. 3. تقييد الوصول إلى الملفات والمستندات الحساسة. 4. تحديث كلمات المرور وتجنب مشاركتها. 5. عمل نسخ احتياطية عند الحاجة. 6. التعامل مع أي حادث أو تسريب بيانات وفق الإجراءات المعتمدة. المادة الثالثة عشرة: حقوق أصحاب البيانات تسعى الجمعية إلى التعامل مع طلبات أصحاب البيانات وفق الأنظمة والسياسات المعتمدة، ويشمل ذلك عند الحاجة: 1. طلب تصحيح البيانات غير الدقيقة. 2. طلب تحديث البيانات. 3. الاستفسار عن أغراض استخدام البيانات. 4. طلب إيقاف التواصل غير الضروري متى كان ذلك ممكناً. 5. معالجة الشكاوى والملاحظات المتعلقة بالخصوصية وفق القنوات المعتمدة. المادة الرابعة عشرة: حوادث انتهاك الخصوصية أو تسريب البيانات عند الاشتباه في حدوث تسريب أو استخدام غير مصرح به للبيانات، يتم اتباع الآتي: 1. إبلاغ المسؤول المباشر أو مسؤول حماية البيانات فوراً. 2. توثيق الواقعة والبيانات المتأثرة. 3. اتخاذ إجراءات فورية للحد من الأثر. 4. تحديد سبب الحادثة ومعالجته. 5. رفع التقرير لصاحب الصلاحية عند الحاجة. 6. اتخاذ الإجراءات النظامية أو الإدارية المناسبة. المادة الخامسة عشرة: مسؤوليات مجلس الإدارة يتولى مجلس الإدارة أو من يفوضه: 1. اعتماد سياسة خصوصية البيانات وأي تحديثات لاحقة عليها. 2. دعم تطبيق إجراءات حماية البيانات. 3. متابعة الالتزام العام بالسياسة. 4. النظر في الحالات الجوهرية المتعلقة بانتهاك الخصوصية عند الحاجة. المادة السادسة عشرة: مسؤوليات الإدارة التنفيذية تتولى الإدارة التنفيذية: 1. تطبيق هذه السياسة داخل الجمعية. 2. تحديد مسؤول حماية البيانات أو الجهة المختصة عند الحاجة. 3. تنظيم الصلاحيات والإجراءات المرتبطة بالبيانات. 4. توعية العاملين والمتطوعين بمتطلبات الخصوصية. 5. متابعة حوادث الخصوصية ومعالجتها. 6. حفظ السجلات والمستندات وفق السياسات المعتمدة. المادة السابعة عشرة: مسؤوليات العاملين والمتطوعين يلتزم العاملون والمتطوعون بما يلي: 1. المحافظة على سرية البيانات التي يطلعون عليها. 2. استخدام البيانات لأغراض العمل فقط. 3. عدم مشاركة البيانات مع غير المختصين. 4. الإبلاغ عن أي خطأ أو تسريب أو استخدام غير مصرح به. 5. اتباع تعليمات حماية البيانات والصلاحيات المعتمدة. 6. إعادة أو حذف أي بيانات لم تعد لازمة وفق توجيه صاحب الصلاحية. المادة الثامنة عشرة: المراجعة والتحديث تراجع هذه السياسة دورياً أو عند الحاجة، ويجوز تعديلها بقرار من صاحب الصلاحية في الجمعية بما يتوافق مع الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة. أحكام ختامية: 1. يعمل بهذه السياسة من تاريخ اعتمادها. 2. تعد هذه السياسة جزءاً من منظومة الحوكمة وحماية البيانات في الجمعية. 3. كل ما لم يرد به نص في هذه السياسة يرجع فيه إلى الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة لدى الجمعية. 4. لا تعفي هذه السياسة أي شخص من الالتزام بالسرية وحماية البيانات. بيانات الاعتماد: اسم الجمعية: جمعية الخدمات الإنسانية بالمغددية رقم الترخيص: 1000704200 المدينة: الحائط - قرية المغددية رئيس مجلس الإدارة: ماجد خليفه براك الرشيدي